Upozornění na porušení pracovních povinností není nikdy příjemným dopisem, který by kdokoli chtěl psát nebo obdržet. Jde o závažný dokument, který má pro obě strany – jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance – důležité důsledky.
V praxi se upozornění na porušení pracovních povinností obvykle projevuje formálním dokumentem nebo komunikací, která je adresována zaměstnanci, který se odchýlil od stanovených pravidel nebo neplní své úkoly dle očekávání. Tento dokument by měl být psán s profesionalitou a empatií, s důrazem na konstruktivní kritiku a nabídku řešení. Vědomí toho, že cílem není potrestat, ale napravit situaci a podpořit růst, je klíčové.
Kdy přistoupit k vytýkacímu dopisu
Důležité je, že tento vytýkací dopis by neměl být první volbou, ale spíše posledním krokem v řetězci komunikace, která zahrnuje osobní rozhovory, mentorství a nabídku podpory. Když už ale dojde na psané slovo, mělo by toto upozornění obsahovat následující prvky:
Důležité náležitosti vytýkacího dopisu
1. Konkrétní popis porušení: upozornění musí detailně popsat, které povinnosti byly porušeny a jakým způsobem.
2. Důsledky porušení: připomínka, jaké dopady má porušení povinností – porušení ovlivní nejen jednotlivce, ale celý tým a projekt.
3. Předchozí komunikace na toto téma: dokumentace předchozích pokusů o nápravu
4. Nabídka řešení a podpory: poskytnout směr k nápravě a nástroje, které pomohou zaměstnanci vrátit se na správnou cestu.
5. Lhůta a očekávání pro změnu: bez stanovení času, kdy musí být změny provedeny, by upozornění nemělo správný účinek
Upozornění na porušení pracovních povinností by mělo být chápáno jako krok, který předchází vážnějším opatřením, jako je například rozvázání pracovního poměru.