Evidence docházky patří mezi běžnou součást fungování každého zaměstnavatele. Na první pohled může působit jako jednoduché zapisování příchodů a odchodů zaměstnanců, ve skutečnosti ale slouží k mnohem důležitějšímu účelu. Pomáhá zaměstnavateli hlídat pracovní dobu, přesčasy nebo noční práci a zároveň poskytuje podklady pro další administrativu spojenou se zaměstnanci.
Jak má správná evidence vypadat, co do ní patří a proč už dnes nemusí znamenat hromadu papírů a excelových tabulek?
Proč je evidence docházky zaměstnanců důležitá?
Povinnost vést evidenci pracovní doby vyplývá ze zákoníku práce. Zaměstnavatel díky ní musí mít přehled o tom, kdy zaměstnanci pracují a jak jejich pracovní doba probíhá. Nejde tedy pouze o kontrolu toho, kdo přišel ráno do práce a kdo odešel odpoledne.
Evidence má zaměstnavateli umožnit například sledovat dodržování stanovené pracovní doby, odhalit přesčasy nebo mít přehled o noční práci. Zároveň představuje důležitý podklad pro správné zpracování docházky a navazující mzdovou administrativu.
Zaměstnavatel za správnost evidence odpovídá. Samotné zapisování příchodů a odchodů přitom může být součástí spolupráce zaměstnance, například prostřednictvím docházkového systému, ale odpovědnost za vedení evidence zůstává na zaměstnavateli.
Co musí evidence docházky obsahovat?
Při vedení evidence je důležité rozlišovat mezi evidencí přítomnosti zaměstnance na pracovišti a skutečnou evidencí pracovní doby. Nejde totiž jen o to zaznamenat, že zaměstnanec dorazil do práce v osm hodin.
Evidence pracovní doby musí podle zákoníku práce zachycovat především začátek a konec:
- odpracované směny,
- práce přesčas,
- další dohodnuté práce přesčas,
- noční práce,
- pracovní pohotovosti,
- doby výkonu práce během pracovní pohotovosti.
Samotné přestávky na jídlo a oddech se do evidence pracovní doby zaznamenávat nemusí. Zaměstnavatel ale musí být v případě kontroly schopen doložit, že byly zaměstnancům řádně poskytnuty.
Právě množství údajů, které je potřeba sledovat, může být při ručním zpracování poměrně náročné. Zvlášť ve firmách, kde se střídají směny, zaměstnanci pracují na různých pracovištích nebo mají nepravidelnou pracovní dobu.
Elektronická evidence docházky místo papírů a tabulek
Ještě donedávna bylo běžné zapisovat příchody a odchody na papírové karty nebo následně přepisovat údaje do tabulek. S rostoucím počtem zaměstnanců se ale takový způsob rychle stává nepřehledným. Personalista musí kontrolovat údaje, hledat chybějící záznamy a řešit opravy.
Elektronická evidence docházky může velkou část této administrativy zjednodušit. Údaje se shromažďují na jednom místě a zaměstnavatel má k dispozici aktuální přehled o docházce jednotlivých pracovníků.
Výhodou je také možnost přizpůsobit způsob zaznamenávání docházky konkrétním podmínkám firmy. Zaměstnanci mohou docházku evidovat například prostřednictvím čtečky, webového rozhraní, mobilní aplikace nebo virtuální čtečky na tabletu. Firma tak nemusí všem zaměstnancům nastavovat stejný způsob, pokud to její provoz nevyžaduje.
Jak může s evidencí pomoci Alveno?
U většího počtu zaměstnanců není problémem samotné zaznamenání příchodu nebo odchodu. Náročnější bývá následná práce s údaji. Personalista potřebuje zjistit, zda někde nechybí záznam, zkontrolovat odchylky, vyřešit změny a připravit data pro další zpracování.
Právě tady může pomoci Alveno. Evidence docházky od Alveno umožňuje soustředit informace o pracovní době na jedno místo a pracovat s nimi elektronicky.
Zaměstnanci mohou mít zároveň přístup ke své docházce a firma může nastavit pravidla podle svého provozu. Pro personalistu to znamená méně ručního přepisování a jednodušší kontrolu údajů.
Praktické využití se hodí například ve firmách, kde se kombinuje několik typů pracovního režimu. Jinak může docházku evidovat zaměstnanec v kanceláři, jinak pracovník na směně a jiný způsob může být potřeba pro lidi, kteří pracují mimo hlavní pracoviště.
Když se docházka propojí s další administrativou
Samotná evidence pracovní doby je pouze jednou částí personální administrativy. Na údaje o pracovní době navazují další procesy, například zpracování podkladů pro mzdy nebo kontrola přesčasů.
Elektronické řešení proto dává smysl především tehdy, když se na docházku nemusí nahlížet jako na izolovanou tabulku. Data mohou sloužit jako základ pro další práci HR a personalistů a není nutné je opakovaně ručně přepisovat.
Alveno navíc umožňuje export dat do více než 40 mzdových programů. Díky tomu může docházka tvořit jeden článek celého procesu – od příchodu zaměstnance do práce až po přípravu podkladů pro zpracování mezd.
Evidence docházky nemusí být administrativní strašák
Dobře vedená evidence pracovní doby není jen zákonná povinnost. Pro firmu představuje také praktický nástroj, díky kterému má lepší přehled o fungování pracovních režimů, přesčasech a docházce zaměstnanců.
S rostoucím počtem pracovníků přitom dává stále menší smysl spoléhat na papírové záznamy nebo množství ručně upravovaných tabulek. Elektronické řešení může práci výrazně zpřehlednit a ušetřit personalistům čas, který mohou věnovat důležitější práci s lidmi.
A právě v tom je hlavní přínos Alvena: evidence docházky nemusí být další administrativní povinnost, kterou je potřeba každý měsíc složitě zpracovávat. Může fungovat jako přehledný a automatizovaný základ pro každodenní práci s pracovní dobou.